Автоматизация бизнес-процессов компании Нативита

Автоматизация процесса закупок компании

Цели автоматизации: 

• Оптимизация коммуникаций внутри компании;
  
• Накопление данных по закупкам предприятия для дальнейшего использования в прогнозировании финансовых бюджетов, отчетах, вывода статистики, для прочих нужд компании;
  
• Оптимизация процессов предприятия за счет систематизации и унификации процесса закупок.

Для достижения поставленных целей был разработан Внутренний интернет-магазин и несколько десятков сопутствующих бизнес-процессов

Во Внутреннем интернет-магазине сотрудник компании может оформлять заявку на закупку услуг и ТМЦ для нужд организации, следить за исполнением заявки, участвовать в согласованиях КП, оплаты, выборе поставщиков. 
Был разработан специальный интерфейс интернет-магазина с возможностью оформления заявок, запуска процессов компании, каталогом товаров и бизнес-процессов, специальным разделом для отслеживания статусов заявок. Созданы механизмы автоматических уведомлений участников процессов закупок. Организовано согласование заявок на закупку, контроль расходования бюджетов в разрезе подразделений компании. Автоматизирован процесс согласования коммерческих предложений поставщиков, получаемых Отделом материально-технического снабжения с владельцами бюджетов, руководителями подразделений, инициаторами закупки. Созданы механизмы накопления информации о средних исторических ценах закупки по каждой товарной позиции, поставщикам в разрезе товаров, сроках исполнения заявок и отклонений от согласованных бюджетов закупок ОМТС. Разработано несколько форм печатных документов, настроены справочники и реестры хранения файлов печатных документов, истории согласований, прочих данных, получаемых в процессе согласования и исполнения заявки на закупку. Внедрено многоуровневое логирование и резервирование хранения особо важных данных.

Разработаны сопутствующие бизнес-процессы, которые используются как во Внутреннем интернет-магазине, так и самостоятельно в виде процессов компании.

Процесс согласования договоров имеет несколько уникальных опций. Одна из них: подтверждение согласования с использованием OTP Битрикс. При согласовании договора, согласующий сотрудник вводит в специальное поле задания бизнес-процесса набор цифр, генерируемых каждую минуту специальным приложением в мобильном телефоне этого сотрудника. Система автоматически проверяет соответствие кода и только в случае соответствия разрешает согласовать договор. Это позволяет с высокой степенью точности удостоверить личность согласующего сотрудника. Данные согласования (дата, время, проверка OTP и прочие) записываются в несколько реестров логирования, а также в печатную форму листа согласования договора.

Процесс согласования оплаты запускается из Внутреннего интернет-магазина, из заявки на закупку, опционально после процесса согласования договора. При  запуске в процессе автоматически предустановливаются данные по согласовываемой оплате. Набор предустановленных данных зависит от точки запуска процесса.

Одно из направлений в CRM доработано под нужды ОМТС для автоматизации взаимодействия с поставщиками и инициаторами закупок. Данные в сделки закупки попадают из бизнес-процессов согласования заявок на закупку, разбиваясь на  сделки по каждой товарной позиции на начальной стадии и возможностью объединения в одну сделку по выбранным свойствам (например товары разных заявок у одного поставщика) на финальных стадиях. Автоматизированы рутинные действия сотрудников ОМТС в зависимости от стадий сделок-закупок.

Разработано порядка 10 дополнительных действий бизнес-процессов. От переименования файлов Диска до ограниченного выбора элементов в зависимости от выбранного ранее раздела.

Все доработки выполнены по правилам Bitrix Framework с использованием API. Портал регулярно обновляется по кнопке и проходит монитор качества.